Copia di cortesia, conforme o no?

Il recente post di Simone Aliprandi sul tema della richiesta, in alcuni tribunali, di una copia di cortesia, cartacea, di documenti consegnati on-line mi ha fatto tornare in mente una problematica che ho affrontato anni fa in tutt'altro ambito.

Il problema, ora come allora, deriva dal fatto che qualcuno (un privato, una controparte commerciale, un ente pubblico, un'istituzione: non fa differenza) chiede un documento in forma digitale, ma poi lo richiede, per propria semplicità di fruizione e di gestione, anche in forma stampata.

Immaginate un insegnante che chiede ai propri allievi di inviare il testo del compito sia via email sia consegnandone una versione cartacea; oppure l'ufficio tecnico di un comune che chiede una copia del progetto in forma di file vettoriale e una in versione stampata; oppure, come nel caso segnalato, un magistrato che, dovendo adeguarsi al nuovo processo telematico che impone la gestione degli atti tramite, appunto, l'invio telematico degli stessi, pensa bene di chiedere agli avvocati di depositare anche una copia di cortesia.

In tutti questi casi, si pone il problema del se e del come controllare la conformità dei due documenti che uno poi si trova in mano.

Che cosa succede, infatti, se un giudice decide in una causa alla luce di quanto trova stampato in un documento, e la copia cartacea dello stesso è diversa da quella depositata digitalmente? se il progetto per un nuovo edificio viene approvato in base a quanto l'impiegato vede nella versione cartacea dello stesso, con informazioni diverse rispetto a quelle presenti nel file inviato digitalmente? se l'insegnante mette un voto in base a quanto trova scritto nel documento inviato via email (giusto per fare l'esempio opposto) ma poi archivia quello ottenuto in versione cartacea?

Voglio trascurare qui il caso di chi - intenzionalmente e fraudolentemente - consegna due documenti diversi in una forma e nell'altra. La domanda piuttosto è: potrebbe succedere che, per mero errore materiale, le due copie non coincidano, oppure non appaiano allo stesso modo? La mia risposta è: certo. Alcuni casi plausibili, tutti con alla base comportamenti in piena buona fede, potrebbero essere i seguenti:

• Tizio ha nel disco del computer due documenti, diciamo DocumentoA_versione1.pdf e DocumentoA_versione2.pdf. Invia telematicamente il primo e stampa, alcuni minuti dopo, il secondo.
• Tizio sta lavorando su DocumentoA_versione_finale.odt. Il documento è ancora aperto e con alcune piccole modifiche non ancora salvate. Tizio non se ne accorge, effettua l'invio telematico, poi salva il documento con le modifiche e lo stampa.
• Tizio sta lavorando su DocumentoA_versione_finale.odt. Stampa il documento, si accorge di qualche piccolo errore di battitura (un accento sbagliato, una virgola mancante), corregge il documento e invia telematicamente la versione corretta.
• Il documento che Tizio sta guardando con il proprio calcolatore è una pagina web. La stampa. Poi salva la pagina web su disco, senza sapere che nelle pagine web è possibile (molto spesso accade) fare in modo che alcune parti vengano visualizzate o meno a seconda che lo strumento di fruizione sia una stampante o uno schermo.  
• Il documento che Tizio ha sotto gli occhi è un file PDF, in cui tutto il testo è selezionabile / visibile / copiabile / elaborabile, anche quello con una pecetta nera che copre alcune scritte. Stampandolo, quelle scritte rimangono nere, perse per sempre. (Forse qualcuno si ricorda del caso del documento CIA declassificato dai lettori?)
• Il documento PDF che Tizio ha sotto gli occhi contiene un'immagine posta sul bordo del foglio, con un particolare molto importante proprio vicino all'estremità della pagina. Nella versione stampata, consegnata a Caio, quel dettaglio manca, perché la stampante ha un margine di uno o due centimetri in cui non riesce a stampare. Caio vedrà il dettaglio o no? (I file PDF possono presentare molti altri problemi, ad esempio in caso di risoluzione non adeguata alla stampa, colori non adatti, font non incorporati, ecc.)
• Il documento di Tizio ha qualche forma di intelligenza che lo rende diverso ogni volta che viene aperto. Non ci vuole granché: basta una formula di un foglio elettronico che si basi sul valore di ADESSO() o un piè di pagina di un documento che riporta la data corrente. Chi aprirà il documento si troverà qualcosa di diverso rispetto alla versione stampata.
• Tizio invia un documento in forma telematica a Caio, e poi gli consegna anche una versione cartacea. Caio non considera la copia cartacea e legge il documento inviatogli digitalmente, dove però, in forma di revisione non cancellata, compare del testo non presente nel documento stampato. Tizio si lamenta quando scopre che Caio ha letto delle informazioni che nella versione cartacea non c'erano.

Tutti questi sono casi perfettamente plausibili di mancanza di conformità tra il documento in formato digitale e quello stampato. Quale dei due dovrebbe avere valore probatorio / legale?


Copia di cortesia, conforme o no? di Loris Tissino è distribuito con Licenza Creative Commons Attribuzione 4.0 Internazionale.